1. Tietosuoja on jokaisen perusoikeus

Tietosuoja on jokaisen perusoikeus. Lasten, nuorten sekä heidän vanhempiensa on voitava luottaa siihen, että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti myös harrastustoiminnassa. Harrastustoiminnan järjestäjällä on tärkeä rooli tietosuojasta huolehtimisessa ja hyvien käytäntöjen vakiinnuttamisessa. Kun tietosuojasta huolehditaan, voivat kaikki keskittyä harrastamiseen ja luottaa siihen, että heidän henkilötietonsa ovat hyvissä käsissä.

Mitä tarkoittaa tietosuoja?

Tietosuojalla turvataan oikeutta ihmisen yksityisyyteen. Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa ihmisten oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tavoitteena on myös ehkäistä asiattomasta henkilötietojen käsittelystä johtuvia haittoja niille, joiden henkilötietoja harrastustoiminnassa käsitellään.

Mitä tarkoittaa henkilötieto?

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Henkilön suoraan tunnistettavia henkilötietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, harvinainen nimi ja henkilöä esittävä valokuva, kun taas välillisesti henkilön tunnistettavia henkilötietoja ovat esimerkiksi osoite ja syntymäpäivä. Eri tietoja yhdistelemällä voi muodostua henkilötietoja, jos henkilön voi tunnistaa niiden perusteella.

Mikä tarkoitetaan tietosuojalainsäädännöllä?

Tietosuojalainsäädäntö antaa reunaehdot sille, milloin ja miten henkilötietoja voidaan käsitellä. Kun harrastustoiminnan järjestäjä käsittelee erilaisia henkilötietoja, tulee sen huomioida tietosuojalainsäädännön vaatimukset toiminnassaan.

Tietosuojalainsäädännön muodostavat EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679), Suomen kansallinen tietosuojalaki (1050/2018) sekä erityislainsäädäntö, jolla säädetään esimerkiksi potilastietojen tai työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä.

Harrastustoiminnassa käsitellään monenlaisia henkilötietoja, kuten nimiä, henkilötunnuksia, osoitteita, allergiatietoja, tilinumeroita, syntymäaikoja, valokuvia ja videoita. Harrastustoiminnassa voidaan käsitellä esimerkiksi harrastajien, huoltajien, työntekijöiden, vapaaehtoisten, ohjaajien, valmentajien sekä hallituksen jäsenien tietoja. Henkilötietojen käsittely on muun muassa henkilötietojen keräämistä, käyttämistä, katselua, siirtämistä, luovuttamista ja säilyttämistä.

Jokaisella harrastustoiminnassa mukana olevalla toimijalla on tärkeä rooli tietosuojavaatimusten noudattamisessa, sillä harrastustoiminnan monissa eri vaiheissa käsitellään henkilötietoja tavalla tai toisella. Erityyppisessä harrastustoiminnassa henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi leiri-ilmoittautumisessa, urheilukilpailujen järjestämisessä, lisenssimaksujen maksamisessa sekä harjoituksista tiedottamisessa. Henkilötietoja saatetaan käsitellä erilaisissa sähköisissä järjestelmissä, paperilla tai erilaisilla teknisillä välineillä, kuten älypuhelimilla ja tietokoneilla.

Kun harrastustoiminnan järjestäjä valitsee tapoja henkilötietojen käsittelyyn, sen on otettava huomioon harrastustoimintaan liittyvät erityispiirteet. Esimerkiksi partiolaisten metsäretkellä henkilötiedot eivät välttämättä ole saatavilla sähköisessä muodossa, vaan niitä käsitellään paperilapuilla, jolloin on huomioitava paperisen aineiston käsittelylle asetetut vaatimukset.

Kuka on rekisteröity?

Rekisteröity on henkilö, jota henkilötieto koskee. Harrastustoiminnassa rekisteröity voi olla esimerkiksi harrastaja, hallituksen jäsen, urheiluseuran työntekijä, vapaaehtoisesti urheiluseuran toimintaan osallistuva henkilö, urheilujoukkueen joukkueenjohtaja tai harrastajan huoltaja.

Miksi harrastustoiminnan järjestäjän tulee noudattaa tietosuojalainsäädäntöä?

Tietosuojalainsäädännön noudattaminen on samalla tavalla pakollista kuin esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön noudattaminen. Kun henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja lainmukaisesti, harrastustoiminnan järjestäjän ydintehtävien hoitaminen on sujuvaa, henkilötiedot ovat oikein ja ajantasaisia, päätökset perustuvat oikeaan tietoon ja sähköpostit lähtevät oikeisiin osoitteisiin. Silloin myös harrastajat voivat luottaa siihen, että harrastustoiminnan järjestäjä toimii lainmukaisesti.

Jos tietosuojaa ei huomioida, saattaa harrastustoiminnan järjestäjälle aiheutua taloudellisia menetyksiä, maineen vahingoittumista ja turhaa jälkikäteistä työtä. Luottamus sen toimintaan voi kärsiä, jos ihmisille on epäselvää, mihin heidän henkilötietojaan käytetään tai mihin niitä luovutetaan. Puutteellinen henkilötietojen käsittely saattaa myös aiheuttaa harrastajalle maineen vahingoittumista ja taloudellisia menetyksiä.

Tietosuojaoikeudet kuuluvat myös jokaiselle lapselle ja nuorelle. Kun harrastustoimintaa järjestetään lapsille, on harrastuksen järjestäjän huomioitava, että se käsittelee alaikäisten henkilötietoja. Lasten henkilötietoja on suojattava erityisen hyvin, koska he eivät välttämättä ole tietoisia henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä riskeistä, seurauksista, suojausmahdollisuuksista tai omista oikeuksistaan.

Harrastustoiminnan järjestäjän (esimerkiksi urheiluseuran, käsityökerhon tai partiolippukunnan) toiminnan tarkoitus ja säännöt määrittävät, mitkä harrastajien henkilötiedot ovat toiminnassa tarpeellisia. Harrastuksen järjestäjän on aina arvioitava jokaisen kerättävän henkilötiedon tarpeellisuus. Sen on kyettävä osoittamaan, että kaikki kerätyt henkilötiedot ovat tarpeellisia. Henkilötietoja ei saa kerätä varmuuden vuoksi, vaan suunnitellusti ja tiettyä etukäteen määriteltyä tarkoitusta varten.

Muista

Tunnista mitä henkilötietoja harrastustoiminnassa käsitellään ja ketkä niitä käsittelevät. Ethän kerää henkilötietoja vain varmuuden vuoksi.