8.2 Säilytyspaikka

Sähköisessä muodossa olevia henkilötietoja säilytetään erilaisissa järjestelmissä, kuten asianhallintajärjestelmissä, toiminnanohjausjärjestelmissä, sovelluksissa ja sähköisissä dokumenteissa. Sähköisessä henkilötietojen säilyttämisessä tulee varmistaa, että tietoihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä tietoja esimerkiksi työtehtävässään.

Paperilla olevat henkilötiedot tulee säilyttää sellaisessa paikassa, jossa niihin eivät pääse käsiksi sellaiset henkilöt, joilla ei ole oikeutta käsitellä niitä. Papereiden säilyttämiseen voi käyttää esimerkiksi lukollista kaappia, johon pääsevät vain henkilöt, joilla on oikeus käsitellä tietoja.

Huomioi myös henkilökunnan vaihdokset, jotta henkilöt, jotka eivät enää ole mukana toiminnassa, eivät käsittele tietoja perusteetta.