4. Arvioi henkilötietojen käsittelyn riskit ja vaikutukset
Harrastustoiminnan järjestäjän on arvioitava henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä aina, ennen kuin se ryhtyy käsittelemään henkilötietoja. Kun henkilötietojen käsittelyyn todennäköisesti liittyy korkea riski henkilöille, joiden tietoja käsitellään, on tehtävä tietosuojan vaikutustenarviointi. Tietosuojan vaikutustenarviointi auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja hallitsemaan henkilötietojen käsittelyyn sisältyviä riskejä.
Vaikutustenarvioinnissa arvioidaan henkilötietojen käsittelystä aiheutuvia riskejä sekä tarvittavia toimenpiteitä, joilla riskeihin puututaan. Vaikutustenarviointi on tehtävä silloin, kun suunnitellaan henkilötietojen käsittelyä, joka todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Se on tarkoitettu jatkuvaksi riskien tunnistamisen ja hallitsemisen prosessiksi. Vaikutustenarviointi on tehtävä ennen käsittelyn aloittamista ja sitä on päivitettävä tarvittaessa.
Tarvittavat suojatoimenpiteet on suhteutettava henkilötietojen käsittelystä aiheutuvaan riskiin: mitä korkeampi käsittelyyn liittyvä riski on, sitä tehokkaampaa suojausta tarvitaan. Riski voi olla korkea, kun käsitellään esimerkiksi erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, lasten tietoja tai laajaa joukkoa koskevaa ja suurta määrää henkilötietoja.
Riskin tasoa arvioidaan henkilötietojen käsittelyn luonteen, laajuuden, toistumisen, asiayhteyden ja tarkoitusten perusteella. Mitä laajamittaisempaa ja säännöllisempää käsittely on ja mitä arkaluonteisimmista henkilötiedoista on kyse, sitä korkeampi riski rekisteröidyille voi aiheutua. Jos yhdistys käsittelee laajamittaisesti arkaluontoisia tai erityisiin henkilötietoryhmiin sisältyviä tietoja, sen tulee laatia käsittelystä tietosuojan vaikutustenarviointi. Esimerkiksi harrastajien terveystietojen käsittelyä voi vaatia vaikutustenarvioinnin tekemisen.
Tietosuojavaltuutetun toimisto on laatinut ohjeen rekisterinpitäjien tueksi tietosuojan vaikutustenarvioinnin tekemistä varten ja yksinkertaisen Excel-kirjaamistyökalun, jota voi halutessaan käyttää vaikutustenarvioinnin tekemiseen.
Lue lisää: Vaikutustenarviointi | Tietosuojavaltuutetun toimisto
