Mitä henkilötiedot ovat?

Tiedot, joista henkilö voidaan tunnistaa, ovat henkilötietoja.

• Henkilötietoja ovat esimerkiksi koko nimi (kuten Matti Meikäläinen), syntymäaika, henkilötunnus, kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Myös ihmisistä otetut kuvat ja videot tai tallenne puheesta ovat henkilötietoja. Esimerkiksi selfiestä voidaan tunnistaa, että juuri tietty henkilö on kuvassa. Vaikka esimerkiksi sosiaalisen median profiilissasi ei olisi nimeäsi, sinut voidaan yleensä tunnistaa kuvista.

Sinun on hyvä ymmärtää, että jotkin henkilötiedot ovat arkaluontoisempia kuin jotkin toiset. Tietoja, jotka voivat paljastaa henkilöstä jotakin arkaluontoista, kutsutaan erityisiksi henkilötiedoiksi. Tällaisia tietoja pitää suojata erityisen hyvin. Ihmiset eivät välttämättä halua jakaa toisille tietoa esimerkiksi sairauksistaan, eikä muilla ole oikeutta myöskään tietää sinun sairauksistasi.

Erityisiä henkilötietoja ovat muun muassa:

• uskonnollinen vakaumus eli tieto siitä, mitä uskontoa henkilö harjoittaa tai ei harjoita
• terveystiedot (esimerkiksi tiedot henkilön sairaudesta tai potilastiedot, jotka lääkäri kirjaa vastaanotolla).

Kun käsittelet harrastuksissa ohjaajana tai valmentajana lasten erityisiä henkilötietoja, kuten tietoja sairauksista, on sinun huomioitava seuraavat seikat:

• Erityisiä henkilötietoja tulee käsitellä huolellisesti niin, etteivät ulkopuoliset saa tietää kyseisiä tietoja. Et voi esimerkiksi kaikissa tilanteissa kertoa lapsen allergiasta tai sairaudesta kaikille muille harrastuksen ohjaajille ja harrastukseen osallistuville lapsille.
• Erityisiä tietoja tulee säilyttää huolellisesti. Huolehdithan, ettet jätä esimerkiksi arkaluonteisia tietoja sisältäviä papereita valvomatta siten, että ulkopuolinen henkilö voisi lukea niitä tai varastaa paperit.
• Jos erityisiä henkilötietoja säilytetään sähköisissä järjestelmissä, varmista, ettei järjestelmiin ole ulkopuolisilla pääsyä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi vahvan salasanan käyttöä ja sitä, ettet jätä tietokoneita tai muita elektronisia laitteita valvomatta.
• Mikäli et tiedä esimerkiksi kenelle voit ohjaajana kertoa lapsen sairauksista, käänny seuran tai yhdistyksen hallinnon puoleen. Rekisterinpitäjä on velvollinen varmistamaan sen, että sen alaisuudessa toimivat käsittelevät henkilötietoja sen ohjeiden mukaisesti. Seuran aikuisilla on siis viimekädessä vastuu henkilötietojen käsittelystä ja voit kääntyä heidän puoleensa, mikäli tarvitset henkilötietojen käsittelyssä apua.

Muista

Yksittäisessä tilanteessa on mahdollista, että esimerkiksi kaikilla turnausmatkan ohjaajilla on oikeus tietää matkalle osallistuvien lasten terveydentilaa koskevista tiedoista, jos kaikki ohjaajat ovat lapsista vastuussa, ja on tärkeää, että lasten terveys ja turvallisuus voidaan taata.

Lähtökohtaisesti et voi kuitenkaan kertoa lapsen erityisistä henkilötiedoista esimerkiksi kaikille lapsen joukkuekavereille tai sellaisille valmentajille, jotka eivät ole tekemisissä lapsen kanssa.

Vaikka lapsi tai nuori itse kertoisi avoimesti esimerkiksi sairauksistaan ja lääkityksistään tai seksuaalisesta suuntautumisestaan joukkuekavereilleen, on sinulla silti ohjaajana velvollisuus noudattaa tietosuojalainsäädäntöä ja minimoida tietojen käsittelyä.