Miksi henkilötietojen kerääminen on tarpeellista?
Harrastustoiminnassa henkilötietoja tarvitaan ja käytetään monissa asioissa. Melko itsestään selvää on, että toiminnan järjestäjän tulee tietää, minkä nimisiä henkilöitä järjestettyyn toimintaan osallistuu. Monesti on välttämätöntä tietää myös lapsen tai nuoren sekä hänen huoltajansa yhteystiedot. Usein yhteystietoja tarvitaan toiminnasta ja mahdollisista aikataulumuutoksista tiedottamiseen. Usein harrastuksesta menee, jos ei muuta, niin ainakin nimellinen maksu. Käytännössä yhteystietoja tarvitaan siis myös laskutuksen hoitamiseen. Yhteystiedot ovat tärkeitä olla harrastustoiminnan vetäjällä tiedossa myös mahdollisia yllättäviä, poikkeuksellisia tilanteita varten. Esimerkiksi jalkapalloleirillä tai partiossa metsässä vietetyn viikonlopun aikana voi tapahtua isompia tai pienempiä haavereita tai onnettomuuksia, joiden vuoksi toiminnan vetäjien tulee tietää, miten huoltajiin saadaan tarvittaessa yhteys.
Myös lapsen tai nuoren terveyteen liittyvien tietojen kerääminen voi joskus olla tarpeellista. Lapsellasi saattaa olla esimerkiksi vakava allergia tai jokin krooninen sairaus, jonka olemassaolosta ympärillä olevien aikuisten on syytä tietää oman lapsesi turvallisuuden vuoksi. Sen sijaan sellainen terveydentilaa koskeva tieto, jolla ei ole merkitystä harrastustoiminnassa, on tarpeeton tieto eikä tarvitse antaa. Harrastustoiminnan vetäjällä ei ole myöskään oikeutta käsitellä tarpeetonta tietoa.
Esimerkiksi kuvataidekoulun jatkaessa kesän jälkeen toimintaansa syksyllä, se ei tee mitään tiedolla, että lapsesi on sairastanut tuhkarokon alkukeväästä, ennen kuin hän on edes osallistunut kuvataidekoulun toimintaan.
Harrastustoiminnan muodosta paljolti riippuu, mitä kaikkea tietoa toiminnanvetäjä tarvitsee vetäessään harrastustoimintaa. Voisi sanoa, että mitä vakavammin lapsi ja harrastustoiminnan järjestäjä suhtautuu harrastukseen ja siinä menestymiseen, sitä enemmän henkilötietoja käsitellään ja on tarpeen käsitellä harrastustoiminnan yhteydessä.
Kuvataidekoululla, jossa lapsi käy kerran viikossa omaksi ilokseen, on tarve huomattavasti pienemmälle henkilötietomäärälle kuin urheiluseuralla, josta tehdään kilpamatkoja ehkä jopa ulkomaille asti. Jokainen ymmärtää, että matkojen ja kilpailutapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä on tarpeen käsitellä lapsen osallistumisen varmistamiseksi hyvinkin paljon enemmän henkilötietoja kuin mitä kuvataidekoulussa, jossa lapsi käy kerran viikossa.
