Miksi henkilötietoja kerätään?

Henkilötietoja kerättäessä tulee aina ottaa huomioon, että niiden käsittelylle on oltava lainmukainen käsittelyperuste. Tämä tarkoittaa sitä, että mitään henkilötietoja ei tule kerätä ajatuksella, että tiedustellaan varmuuden vuoksi kaikkea mahdollista. On kuitenkin tietoja, joita harrastustoiminnassa on lain mukaan pakko kerätä toimintaan osallistuvista. Yhdistyslain mukaan esimerkiksi yhdistyksen jäsenistä on ylläpidettävä luetteloa, johon merkitään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Mikäli lapsi tai nuori liittyy harrastustoiminnan myötä yhdistykseen, on tällöin jo lainsäädännön perusteella kerättävä joitakin lasta tai nuorta koskevia henkilötietoja. Henkilötietojen kerääminen voi perustua myös esimerkiksi suostumukseen, jolloin harrastaja antaa henkilötietoja kerätessä suostumuksen niiden käsittelylle harrastustoiminnassa.