3. Henkilötunnusta saa käsitellä vain tarvittaessa
Henkilötunnusta ei saa käsitellä tarpeettomasti, joten harrastustoimijan tulee varmistaa, että sillä on peruste käsitellä henkilötunnuksia. Henkilötunnusta käytetään vain henkilöiden yksilöintiin, eikä sitä saa käyttää esimerkiksi harjoitusten osallistujalistoissa tai käyttäjätunnuksena.
Henkilötunnuksen käsittely voi olla harrastustoiminnassa perusteltua, jos henkilö on voitava yksilöidä luotettavasti, eikä yksilöintiä voida tehdä muulla tavalla. Henkilöt voidaan usein erottaa toisistaan esimerkiksi pelkän syntymäajan tai -vuoden perusteella, jolloin koko henkilötunnusta ei tarvita. Henkilötietoja tulisi aina pyrkiä keräämään mahdollisimman vähän.
Jos henkilötunnusta päätetään käyttää, on tiedettävä, mihin sitä käytetään ja, onko sen käyttäminen tähän tarkoitukseen lain mukaan sallittua. Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Harrastustoiminnan järjestäjän on arvioitava henkilötunnuksen käsittelyä eri tilanteissa tapauskohtaisesti. Sen on myös varmistettava, etteivät henkilötunnukset ole tarpeettomasti sellaisten henkilöiden saatavilla tai nähtävillä, joilla ei ole oikeutta käsitellä niitä. Jos henkilötunnuksia käsitellään, on myös rekisteri suojattava tehokkaasti. Henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä rekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.
