Mitä on hyvä huomioida henkilötietojen luovuttamisessa harrastustoiminnassa?

Harrastoiminnassa saattaa esiintyä tilanteita, joissa on tarve luovuttaa henkilötietoja harrastustoimijan ulkopuolisille tahoille. Henkilötietojen luovuttamisesta tulee ilmoittaa rekisteröidyille etukäteen ja kertoa, mitä heitä koskevia tietoja ulkopuolisille luovutetaan.

Henkilötietojen luovuttamiselle, kuten kaikelle muullekin käsittelylle, tulee aina olla lainmukainen peruste. Jos harrastustoiminnan järjestäjän oikeudesta luovuttaa rekisteröidyn tietoja muille ulkopuolisille tahoille ei ole säädetty laissa, harrastustoiminnan järjestäjän on pyydettävä rekisteröidyltä erikseen suostumus tietojen luovuttamiseen. Harrastustoiminnan järjestäjän on näissäkin tilanteissa kerrottava rekisteröidyille siitä, miten ja mihin hänen henkilötietojaan tullaan käyttämään. Harrastajille on annettava etukäteen tieto siitä, että tietoja annetaan ulkopuolisille tahoille.

On hyvä huomioida, että rekisteröityjen puhelinnumerot ja osoitteet voivat olla salaisia. Tällöin informointi henkilötietojen luovuttamisesta on erityisen tärkeää. Henkilöllä saattaa olla myös turvakielto tai hän ei muusta syystä halua, että hänen tietojaan jaetaan esimerkiksi muille harrastajille tai harrastustoiminnan järjestäjän yhteistyökumppaneille.

Jos harrastustoiminnan järjestäjä luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja kaupallisiin tarkoituksiin tai kaupallisten yhteistyökumppaneiden kanssa toimimiseen, tulee sen ottaa huomioon käsittelyn lainmukaisuus, erityisesti jos kyse on alaikäisten lasten henkilötietojen luovuttamisesta kaupallisiin tarkoituksiin.

Voiko harrastustoiminnan järjestäjä julkaista yksittäisen harrastajan tuloksia esim. kilpailusta tai taitotapahtumasta?

Yksittäisen harrastajan kilpailu- tai taitotuloksen julkaisemisessa esimerkiksi harrastustoiminnan järjestäjän verkkosivuilla tulee ottaa huomioon rekisteröityjen informointi sekä oikeusperuste julkaisemiselle. Rekisterinpitäjän vastuulla on arvioida, onko julkaiseminen lainmukaista. Julkaisusta on joka tapauksessa kerrottava kilpailuun osallistujille.

Jos harrastustoiminnan järjestäjä julkaisee tulokset itse, sen on ensinnäkin arvioitava, mitä käsittelyn oikeusperustetta se käyttää julkaisemiseen. Julkaiseminen voi joissain tilanteissa tapahtua rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus vastustaa henkilötietojen julkaisua. Rekisterinpitäjän on informoitava kilpailun osallistujaa siitä, että tiedot julkaistaan sekä oikeudesta vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Tulosten julkaisemisen oikeusperuste voisi olla on myös rekisteröidyn suostumus, jolloin harrastustoiminnan järjestäjä voisi pyytää kilpailijoilta erillisen suostumuksen henkilötietojen julkaisemiseen jo esimerkiksi kilpailuun ilmoittautumisvaiheessa. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin vain, jolloin tiedot tulee poistaa.

Yhdistysten on arvioitava tapauskohtaisesti, voidaanko tiedot julkaista rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, vai tarvitaanko julkaisemiseen rekisteröidyn suostumus.