3. Käytä henkilötietoja vain suunniteltuihin tarkoituksiin

Käyttötarkoitussidonnaisuuden periaate tarkoittaa sitä, että henkilötietoja saa kerätä vain tiettyä, etukäteen suunniteltua tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on määritettävä selkeästi etukäteen. Tietoja ei myöskään saa myöhemmin käsitellä alkuperäisten tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerrottava rekisteröidyille. Tietojen käyttötarkoitus on myös dokumentoitava eli kirjattava ylös. Se, että henkilötietoja käsitellään vain tiettyyn tarkoitukseen, on keskeistä luottamuksen ylläpitämisessä. Käyttötarkoituksen määritteleminen auttaa rekisteröityä

• ymmärtämään, mihin hänen tietojaan tarvitaan
• arvioimaan, onko käyttötarkoitus asianmukainen
• päättämään, haluaako hän vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn käyttämällä tietosuojaoikeuksiaan.

Esimerkki

Tanssikoulu on määritellyt käsittelevänsä toiminnassaan henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin: yhdistyksen jäsenluettelo, tanssituntien järjestäminen, toiminnasta viestiminen, jäsenmaksujen kerääminen, uutiskirjeen toimittaminen ja palkanmaksu.

Henkilötietoja voidaan käsitellä uuteen, alkuperäisestä käyttötarkoituksesta poikkeavaan käyttötarkoitukseen, kun suunniteltu käyttötarkoitus noudattaa tietosuojasäännöksiä ja

• uuteen käyttötarkoitukseen saadaan rekisteröidyn suostumus ennen käsittelyn aloittamista

tai

• käsittelylle on selkeä laissa oleva käsittelyperuste.

Kun rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja muuhun kuin alkuperäiseen tarkoitukseen, asiasta on ilmoitettava rekisteröidylle ennen käsittelyn aloittamista. Rekisterinpitäjän on kerrottava uudesta käyttötarkoituksesta, rekisteröidyn oikeuksista ja kaikista muista tarpeellisista tiedoista, jollei sillä ole laissa säädettyä perustetta poiketa informointivelvoitteesta.

Muista

Määrittele henkilötietojen käsittelylle tietty tarkoitus ja käsittele henkilötietoja vain siihen tarkoitukseen. Jos aiot käyttää tietoja myös muihin tarkoituksiin, sinun on ilmoitettava rekisteröidyille käyttötarkoituksen muutoksesta ennen kuin aloitat tietojen käsittelyn.