Siirry sisältöön
Tietosuoja haltuun harrastustoiminnassa -hankkeen logo, jossa on tietosuojalainsäädäntöön ja lapsiin liittyvä kirjainlyhenne GDPR4CHLDRN. Tietosuoja haltuun harrastustoiminnassa -hankkeen logo, jossa on tietosuojalainsäädäntöön ja lapsiin liittyvä kirjainlyhenne GDPR4CHLDRN.
Haku
  • Suomi
    • Suomi
    • Svenska
    • English
  • Etusivu
  • Ohjeistavat materiaalit
    • Yhdistyksen hallitus
    • Valmentajat ja ohjaajat
    • Vanhemmat
    • Lapset ja nuoret
  • Materiaalipankki
    • Termipankki
    • Osaamistestit
    • Ladattavat materiaalit
    • Tietosuojaa selventävät kuvakkeet
    • Artikkelit
  • Tietoa sivustosta
  • Suomi
    • Suomi
    • Svenska
    • English
  • Etusivu
  • Ohjeistavat materiaalit
    • Yhdistyksen hallitus
    • Valmentajat ja ohjaajat
    • Vanhemmat
    • Lapset ja nuoret
  • Materiaalipankki
    • Termipankki
    • Osaamistestit
    • Ladattavat materiaalit
    • Tietosuojaa selventävät kuvakkeet
    • Artikkelit
  • Tietoa sivustosta
Haku
  1. Etusivu
  2. Yhdistyksen hallitus
  3. Mitä periaatteita henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa?
  4. 8. Määrittele henkilötietojen säilytysajat ja poista tarpeettomat tiedot
  5. 8.1 Säilytysaika
Skip to page content

Yhdistyksen hallitus

  • Aloitussivu
  • Miksi henkilötietojen suoja on tärkeää?
    • 1. Tietosuoja on jokaisen perusoikeus
    • 2. Arkaluonteisia henkilötietoja on suojattava erityisen huolellisesti
    • 3. Henkilötunnusta saa käsitellä vain tarvittaessa
  • Mitä rooleja henkilötietojen käsittelyyn kuuluu?
    • 1. Rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojen käsittelystä
    • 2. Henkilötietojen käsittelijä toimii rekisterinpitäjän lukuun
  • Mitä periaatteita henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa?
    • 1. Huomioi tietosuoja alusta lähtien ja kaikissa tilanteissa
    • 2. Henkilötietojen käsittelylle tarvitaan peruste
      • 2.1 Käsittelyperusteet
      • 2.2. Suostumus vaatii harrastajalta tahdonilmaisun
      • 2.3. Suostumus alaikäiseltä
    • 3. Käytä henkilötietoja vain suunniteltuihin tarkoituksiin
    • 4. Kerro henkilötietojen käsittelystä läpinäkyvästi
    • 5. Käsittele vain tarpeellisia henkilötietoja
    • 6. Käsittele vain paikkansapitäviä henkilötietoja ja oikaise virheelliset tiedot
    • 7. Huolehdi henkilötietojen käsittelyn turvallisuudesta 
    • 8. Määrittele henkilötietojen säilytysajat ja poista tarpeettomat tiedot
      • 8.1 Säilytysaika
      • 8.2 Säilytyspaikka
      • 8.3 Poistaminen
    • 9. Osoita noudattavasi tietosuojalainsäädäntöä
  • Mitä velvoitteita harrastustoimijalle kuuluu henkilötietojen käsittelyssä?
    • 1. Toteuta harrastajan erilaiset tietosuojaoikeudet
    • 2. Kuvaa harrastustoiminnan järjestäjän tekemää henkilötietojen käsittelyä selosteella käsittelytoimista
    • 3. Sovi henkilötietojen käsittelystä
    • 4. Arvioi henkilötietojen käsittelyn riskit ja vaikutukset
    • 5. Ilmoita henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
    • 6. Siirrä henkilötietoja EU:n ulkopuolelle vain, jos edellytykset täyttyvät
    • 7. Ohjeista ja kouluta harrastustoiminnassa mukana olevia tietosuojasta
    • 8. Hallitse henkilötietojen elinkaari suunnittelusta keräämiseen, säilytykseen ja poistamiseen
  • Mitä on hyvä huomioida valokuvien ja videoiden julkaisemisessa?
  • Mitä on hyvä huomioida terveystietojen käsittelyssä harrastustoiminnassa?
  • Mitä on hyvä huomioida henkilötietojen luovuttamisessa harrastustoiminnassa?
  • Liite 1: Suostumuslomake - Mallipohja
  • Liite 2: Sarjakuvat tietosuojasta informointiin

8.1 Säilytysaika

Joillekin henkilötiedoille on määritelty säilytysaika lainsäädännössä, kuten työsuhteeseen tai kirjanpitoon liittyville tiedoille. Tällöin henkilötietoja säilytetään laissa määritelty aika ja ne poistetaan sen jälkeen.

Kaikentyyppisille henkilötiedoille ei kuitenkaan ole määritelty tarkkaa säilytysaikaa esimerkiksi lainsäädännössä. Tällöin rekisterinpitäjän on itse määritettävä, kuinka kauan mitäkin henkilötietoja säilytetään. Lähtökohta säilytysajan määrittämisessä on, että henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoitusta varten. Tiedot täytyy poistaa, kun niiden käsittelylle ei enää ole perustetta, eikä niitä enää tarvita harrastustoiminnan järjestämisessä.

Erityisten henkilötietoryhmien, kuten terveystietojen säilyttämisessä on huomioitava tiedon arkaluonteisuus ja tiedon leviämisestä harrastajalle mahdollisesti aiheutuvat riskit. Erityisesti tämä tulee ottaa huomioon, kun kyse on alaikäisen lapsen terveystiedoista. Terveystietoja tulisi säilyttää niin, ettei sivullisilla ole pääsyä tietoihin, eikä tietoja saa luovuttaa laajemmalle joukolle kuin on tarpeellista.

Henkilötietojen säilytysajan määrittämisessä voi lähteä siitä, että rekisterinpitäjä käy ensin läpi käsittelemänsä eri henkilötiedot ja henkilötietotyypit ja tarkastelee, mihin käyttötarkoitukseen kutakin henkilötietoa missäkin yhteydessä tarvitaan. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä voi määritellä kunkin henkilötiedon tai henkilötietotyypin säilytysajan niiden käyttötarkoituksen perusteella. Säilytysajan määrittämisessä on huomioitava esimerkiksi tilanteet, joissa harrastaja lopettaa harrastustoiminnan. Jotkin tiedot voidaan poistaa heti harrastajan lopettaessa harrastuksessa.

Esimerkki

Urheiluseura järjestää syyskauden aloitustapahtuman harjoitushallillaan. Urheiluseura pyytää tapahtumaan osallistuvia henkilöitä ilmoittautumaan tapahtumaan, jotta osaa varata oikean määrän seuran logolla varustettuja juomapulloja osallistujille.

Urheiluseura määrittelee ilmoittautumistietojen säilytysajan, sillä se on tietojen rekisterinpitäjä. Koska ilmoittautumistietojen käyttötarkoitus on juomapullojen oikean määrän varmistaminen, voidaan tiedot poistaa heti, kun tietoa ei enää tarvita eli kun juomapullot on tilattu.

8. Määrittele henkilötietojen säilytysajat ja poista tarpeettomat tiedot
8.2 Säilytyspaikka
Tietosuojavaltuutetun toimiston logo
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n logo

Euroopan unionin rahoittama. Tämän julkaisun sisältö edustaa vain kirjoittajien näkemyksiä ja he ovat niistä yksin vastuussa. Euroopan unioni tai Euroopan komissio eivät ole vastuussa tämän julkaisun sisällöstä.

Tietoa sivustosta

Sivustolle on koottu ohjeistavia materiaaleja, jotka tarjoavat lisätietoa henkilötietojen suojasta ja tietosuojalainsäädännöstä erityisesti 13–17-vuotiaille lapsille ja nuorille, lasten ja nuorten vanhemmille sekä harrastustoimintaa järjestäville yhdistyksille. Sivusto on toteutettu osana tietosuojavaltuutetun toimiston ja TIEKEn GDPR4CHLDRN-hanketta (2022–2024).

Palautetta sivustosta voi antaa sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@om.fi . Viestikentässä on mainittava tietosuojaharrastuksissa.fi, jotta palaute ohjautuu oikeaan osoitteeseen.

  • Tietosuoja sivustolla
  • Saavutettavuusseloste 
Ohjeistavat materiaalit
  • Yhdistyksen hallitus
  • Valmentajat ja ohjaajat
  • Vanhemmat
  • Lapset ja nuoret

© 2024 Tietosuojavaltuutetun toimisto ja TIEKE. Sivustolla käytetään ilmaisia Font Awesome ikoneita. Ikoneita ei ole muutettu. Lisenssi: CC BY 4.0

Touched by Hutcode