8.3 Poistaminen

Kun henkilötietojen säilytysaika on päättynyt, tulee henkilötiedot poistaa. Erityyppiset tiedot saatetaan poistaa eri tavoilla ja eri aikoihin riippuen henkilötietojen säilytysajasta.

Tiedot voidaan poistaa automaattisesti tai manuaalisesti riippuen niiden muodosta ja säilytyspaikasta. Huolehdi tietojen poistamisesta kaikista eri paikoista, joissa henkilötietoja käsitellään ja säilytetään: esimerkiksi verkkolevylle tallennetut henkilötiedot poistetaan myös ladatuista tiedostoista sekä sähköpostista. Muista poistaa myös varmuuskopiot.

Paperilla olevat henkilötiedot tulee tuhota asianmukaisesti niin, ettei tarpeettomia henkilötietoja unohdu esimerkiksi kansioihin tai kaappien perälle. Paperit voidaan tuhota esimerkiksi silppurilla tai hävittämällä tietosuojapaperille tarkoitettuun jäteastiaan.

Esimerkki

Yleisurheiluseura järjestää kaikille seuran urheilijoille pikkujoulut. Seura pyytää sähköisellä LOIKKA-kyselylomakkeella osallistujilta tiedot erityisruokavalioista ja allergioista. Juhlien jälkeen seura hävittää kaikki tiedot osallistujien erityisruokavalioista, koska tiedot kerättiin vain pikkujoulujen ruokailua varten, eikä niitä tarvita enää sen jälkeen. Seura varmistaa, ettei LOIKKA-kyselylomakkeen kautta kerättyjä henkilötietoja ole jäänyt LOIKKA-palveluun, muihin seuran käyttämiin tietojärjestelmiin tai paperilapuille.

Mitä pitää huomioida, kun lapsi lopettaa harrastuksen?

Tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Harrastustoiminnan järjestäjällä voi olla esimerkiksi sovittu henkilö, jolle ilmoitetaan harrastuksen lopettamisesta, jolloin henkilö poistaa harrastajan tiedot etukäteen sovitulla tavalla.

Mitä pitää huomioida, kun harrastustoiminnassa mukana oleva henkilö, esim. valmentaja tai joukkueenjohtaja, lopettaa harrastuksessa toimimisen?

Valmentajan tai joukkueenjohtajan tulee varmistaa, ettei hänellä ole hallussaan harrastustoimintaan liittyviä henkilötietoja, kun hän lopettaa harrastuksessa toimimisen. Hänen on poistettava kaikki harrastustoimintaan liittyvät henkilötiedot esimerkiksi sähköpostistaan ja tuhottava henkilötietoja sisältävät paperit. Harrastustoiminnasta vastaavan henkilön on hyvä vaihtaa salasana sosiaalisen median tileille, joihin henkilöllä on ollut pääsy ja sopia siitä, kenelle henkilön hallussa olleet tiedot siirretään.

Rekisterinpitäjän vastuulla on, ettei henkilötietoja käsitellä tarpeettoman pitkään ja ohjeistaa tietojen asianmukaisesta poistamisesta niille, jotka käsittelevät henkilötietoja harrastustoiminnassa. Harrastustoiminnan järjestäjän on hyvä huomioida ohjeistuksen laatimisessa, että harrastustoiminnassa mukana olevien roolit saattavat muuttua nopeastikin. Lisäksi on tärkeää perehdyttää harrastustoiminnassa aloittavat uudet henkilöt, kuten valmentajat, ohjaajat, joukkueenjohtajat, rahastonhoitajat, vapaaehtoiset sekä huoltajat.

Esimerkki

Pesäpalloseura tarjoaa seuran joukkueenjohtajille joukkuekohtaiset sähköpostiosoitteet, joita joukkueenjohtajat voivat käyttää joukkueen asioiden hoitamiseen. Kun joukkueen joukkueenjohtaja vaihtuu, voidaan edellisen joukkueenjohtajan pääsy sähköpostiin evätä ja antaa seuraavalle joukkueenjohtajalle pääsy joukkueen sähköpostiin. Tällöin joukkueenjohtajien ei tarvitse käyttää henkilökohtaista sähköpostitiliään joukkueen asioiden hoitamiseen, ja joukkueenjohtajan tehtävän hoitamiseen tarkoitetut sähköpostiviestit ovat uuden joukkueenjohtajan saatavilla. Pesäpalloseura on ohjeistanut, että joukkueenjohtajat voivat käyttää sähköpostiosoitetta vain joukkueen asioiden hoitamiseen.

Muista

Rajoita henkilötietojen säilyttäminen minimiin: poista henkilötiedot välittömästi, kun niitä ei enää tarvita. Huomioi myös varmuuskopioiden poistaminen.