1. Toteuta harrastajan erilaiset tietosuojaoikeudet

Tietosuojaoikeudet tarkoittavat niitä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia, joita rekisteröidyllä on suhteessa siihen rekisterinpitäjään, joka käsittelee hänen henkilötietojaan. Kun harrastustoiminnan järjestäjä käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja, sen on huolehdittava rekisteröityjen tietosuojaoikeuksien toteuttamisesta. Tietosuojaoikeuksia ovat esimerkiksi harrastajan oikeus tutustua itseään koskeviin tietoihin ja oikaista virheelliset tiedot. Harrastustoiminnan järjestäjän on tehtävä oikeuksien käyttäminen helpoksi ja kerrottava harrastajille, miten he voivat käyttää tietosuojaoikeuksiaan.

Rekisteröidyillä on seuraavat tietosuojaoikeudet:

a. Oikeus saada läpinäkyvää tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisteröidyille tulee antaa tiedot harrastustoimijan tekemästä henkilötietojen käsittelystä selkeästi ja ymmärrettävästi.

Esimerkki

Uintiseura kertoo harrastajilleen henkilötietojen käsittelystä seuran verkkosivuilla olevassa tietosuojaselosteessa.

b. Oikeus tutustua itseään koskeviin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Jos rekisteröidyn tietoja käsitellään, rekisterinpitäjän on toimitettava hänelle jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

c. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

d. Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat tiedot viivytyksettä. Harrastajalla on joissakin tilanteissa oikeus saada tietonsa poistetuksi. Joskus harrastustoiminnan järjestäjällä voi kuitenkin olla oikeus säilyttää tiedot tai julkaista ne, vaikka jäsen onkin vaatinut tietojensa poistamista. Esimerkiksi, jos harrastustoiminnan järjestäjän on säilytettävä tietoja tietyn ajan noudattaakseen lakia.

e. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Tämä tarkoittaa, että rajoituksen alaisia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain rekisteröidyn suostumuksella, oikeudellisen vaateen yhteydessä, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeän yleisen edun vuoksi.

f. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Hänellä on halutessaan oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot on oikeus saada siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

g. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Kun tietoja käsitellään yleistä etua varten, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

h. Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen.

Mitä pitää huomioida, kun rekisteröity haluaa käyttää tietosuojaoikeuksiaan?

Rekisterinpitäjän tulee pääsääntöisesti vastata pyyntöön kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa on kerrottava, mihin toimenpiteisiin rekisterinpitäjä on pyynnön perusteella ryhtynyt.

Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa pyytäjälle, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Tällöin määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Rekisterinpitäjän tulee ilmoittaa rekisteröidylle määräajan pidentämisestä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Mitä pitää huomioida, jos rekisterinpitäjä kieltäytyy toteuttamasta pyyntöä?

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä, sen on perusteltava kieltäytyminen ja ilmoitettava siitä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kieltäytymiselle on oltava lainmukainen peruste.

Rekisterinpitäjän on myös kerrottava rekisteröidylle mahdollisuudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle sekä käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Harrastustoiminnan järjestäjän tai rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta vastaavan henkilön yhteystiedot on oltava helposti löydettävissä. Yhteystiedoissa ei tarvitse olla tietyn henkilön nimeä, vaan yhteystietona voi olla esimerkiksi pelkkä sähköpostiosoite (esim. tietosuoja@urheiluseura.esim), johon rekisteröityjen pyynnöistä vastaavalla henkilöllä on pääsy.

Rekisteröidyn oikeuksien laajuus riippuu siitä, mitä käsittelyperustetta kulloinkin käytetään. Kun käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, yleinen etu tai julkisen vallan käyttö, ovat rekisteröidyn oikeudet suppeammat kuin silloin, kun käsittelyperusteena on sopimus, suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Tietosuojaoikeudet eivät myöskään aina koske kaikkia henkilötietoja. Tämän vuoksi onkin tärkeää, että harrastustoiminnassa on pohdittu, miten rekisteröityjen oikeuksia ja pyyntöjä toteutetaan käytännössä.

Kun harrastustoiminnan järjestäjä käsittelee alaikäisen lapsen tai nuoren henkilötietoja, sen on huomioitava, että myös alaikäisen huoltajalla voi olla oikeus käyttää tietosuojaoikeuksia alaikäisen puolesta. Toisaalta alaikäisellä on oikeus omiin tietoihinsa, eikä tietoja saa aina luovuttaa huoltajalle.

Muista

Laadi prosessi rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiselle: miten rekisteröidyt ottavat yhteyttä toteuttaakseen oikeuksiaan, kuka pyyntöihin vastaa, miten rekisteröity tunnistetaan ja miten pyynnöt käytännössä toteutetaan. Muista myös dokumentoida pyynnöt. Ota oikeuksien toteuttaminen huomioon myös, kun hankit uusia järjestelmiä.