1. Dataskydd är en grundläggande rättighet för alla

Dataskydd är en grundläggande rättighet för alla. Barn, unga och deras föräldrar ska kunna lita på att personuppgifter behandlas enligt lagen också inom hobbyverksamhet. Anordnare av hobbyverksamhet har en viktig roll i att sköta om dataskyddet och att etablera god praxis. När dataskyddet är i ordning kan alla koncentrera sig på hobbyverksamheten och lita på att deras personuppgifter är i goda händer.

Vad är dataskydd

Dataskydd tryggar rätten till personlig integritet. Dataskydd är en grundläggande rättighet, som tryggar tillgodoseendet av de enskildas rättigheter och friheter vid behandling av personuppgifter. Syftet med dataskydd är också att förebygga olägenheter som orsakas av obehörig behandling av personuppgifter för de personer vars personuppgifter behandlas inom hobbyverksamhet.

Vad avses med personuppgifter?

Personuppgifter är alla uppgifter som anknyter till en identifierad eller identifierbar fysisk person. Personuppgifter med vilka en person kan identifieras direkt är till exempel personbeteckning, ett sällsynt namn och en bild på personen, medan personuppgifter med vilka en person kan identifieras indirekt är till exempel adress och födelsedag. Kombinationer av olika uppgifter kan vara personuppgifter om personen kan identifieras med uppgifterna.

Vad avses med dataskyddslagstiftningen?

Dataskyddslagstiftningen ställer de yttre ramarna för när och hur personuppgifter kan behandlas. När anordnare av hobbyverksamhet behandlar olika personuppgifter ska de beakta dataskyddslagstiftningens krav.

Dataskyddslagstiftningen omfattar EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679), Finlands nationella dataskyddslag (1050/2018) samt speciallagstiftningen till exempel om behandling av patientuppgifter eller de anställdas personuppgifter.

Inom hobbyverksamhet behandlas olika typer av personuppgifter, till exempel namn, personbeteckningar, adresser, uppgifter om allergier, kontonummer, födelsetider, bilder och videor. Inom hobbyverksamhet kan man behandla till exempel hobbyidkarnas, vårdnadshavarnas, arbetstagarnas, de frivilligas, handledarnas, coachernas samt styrelsemedlemmarnas personuppgifter. Behandling av personuppgifter innebär bland annat insamling, förvaring, användning, granskning, överföring och överlåtelse av personuppgifter.

Alla aktörer inom hobbyverksamhet har en viktig roll i efterlevnaden av dataskyddskraven, eftersom personuppgifter behandlas på ett eller annat sätt vid fler olika skeden av hobbyverksamhet. Inom olika typer av hobbyverksamhet kan personuppgifter behandlas till exempel vid anmälan till läger, betalning av licensavgifter samt när man går ut med information om träningar. Personuppgifter kan behandlas i olika digitala system, på papper eller med olika tekniska anordningar såsom smarttelefoner och datorer.

När anordnare av hobbyverksamhet väljer hur personuppgifter kommer att behandlas ska de särdrag som förknippas med hobbyverksamhet beaktas. Till exempel under scouternas skogshajkar finns personuppgifterna inte nödvändigtvis tillgängliga i digitalt format, utan de behandlas på papperslappar. Då ska de krav som ställs för behandling av material på papper beaktas.

Vad avses med den registrerade?

Den registrerade är den person som kan identifieras genom en personuppgift. Inom hobbyverksamhet kan den registrerade vara till exempel en hobbyidkare, en styrelseledamot, en anställd vid en idrottsförening, en enskild person som frivilligt deltar i idrottsföreningens verksamhet, en lagledare för ett idrottslag eller vårdnadshavaren till en hobbyidkare.

Varför ska anordnare av hobbyverksamhet följa dataskyddslagstiftningen?

Att följa dataskyddslagstiftningen är obligatoriskt på samma sätt som det är obligatoriskt att följa till exempel bokföringslagstiftningen. När personuppgifter behandlas omsorgsfullt och lagenligt kan anordnare av hobbyverksamhet sköta sina viktigaste uppgifter smidigt, personuppgifterna är korrekta och uppdaterade, besluten baseras på korrekt information och e-postmeddelanden skickas till rätta adresser. Då kan också hobbyidkarna lita på att anordnaren av hobbyverksamhet följer lagen.

Om man inte tar hänsyn till dataskydd kan det leda till ekonomiska förluster och dåligt rykte för anordnaren av hobbyverksamhet samt onödigt arbete som behöver utföras i efterhand. Förtroendet för verksamheten kan skadas om det är oklart hur hobbyidkarnas personuppgifter används eller överlåts. Bristfällig behandling av personuppgifter kan även leda till att skadat rykte och ekonomiska förluster för hobbyidkaren.

Dataskyddsrättigheterna tillhör också alla barn och unga. När hobbyverksamhet anordnas för barn ska anordnaren av hobbyverksamheten ta hänsyn till att behandlingen av personuppgifter avser personuppgifter av minderåriga. Barnens personuppgifter ska skyddas särskilt bra i och med att barn inte nödvändigtvis känner till de risker och konsekvenser som förknippas med behandling av personuppgifter, dataskyddsrättigheterna eller hur man kan skydda sina personuppgifter.

Vilka personuppgifter som behövs i verksamheten beror på syftet och reglerna för hobbyverksamheten (till exempel idrottsföreningar, hantverksklubbar eller scoutkårer). Anordnaren av hobbyverksamheten ska alltid bedöma relevansen av alla personuppgifter som samlas in och kunna bevisa att alla personuppgifter som samlats in är relevanta för verksamheten. Personuppgifter får inte samlas in ”för säkerhets skull”, utan insamlingen av personuppgifter ska vara planmässig och ske för ett visst ändamål som fastställts på förhand.

Kom ihåg följande

Ta reda på vilka personuppgifter som behandlas inom hobbyverksamheten och vilka som behandlar uppgifterna. Samla inte in personuppgifter endast ”för säkerhets skull”.