4. Berätta öppet om behandlingen av personuppgifter

Transparens i samband med behandling av personuppgifter innebär att den personuppgiftsansvariga ska berätta öppet hur personuppgifterna behandlas för de registrerade. Den personuppgiftsansvariga ska ge den registrerade all information om behandlingen av den registrerades personuppgifter i en koncis, lättbegriplig och tydlig form. Några specifika formkrav har inte ställts för den information som ges till de registrerade.

Exempel

I samband med en digital anmälningsblankett berättar en musikklubb i form av en förklaring på blanketten för hobbyidkare som blir medlemmar i klubben hur och varför klubben behandlar hobbyidkarnas personuppgifter.

Om persongifter samlas in från personen själv bör den personuppgiftsansvariga underrätta personen om behandlingen av personuppgifter när uppgifterna samlas in. Om persongifter samlas in från ett annat håll än personen själv bör den personuppgiftsansvariga underrätta personen om behandlingen av personuppgifter inom en rimlig tid, senast en månad efter det att uppgifterna erhållits.

Om uppgifter som används för kommunikationer med personen erhålls från annat håll än från personen själv ska personen informeras senast när man för första gången tar kontakt med hen. Om uppgifter som kommer att överlåtas till en annan mottagare erhålls från annat håll än från personen själv ska personen informeras senast när man för första gången överlåter uppgifter.

Exempel

En idrottsförening har upprättat en dataskyddsbeskrivning om sin behandling av personuppgifter. Dataskyddsbeskrivningen delas ut till nya hobbyidkare när de blir medlemmar i föreningen. I dataskyddsbeskrivningen förklaras på vilka grunder och för vilket syfte idrottsföreningen behandlar hobbyidkarnas personuppgifter, vilka personuppgifter som behandlas och hur länge samt vilka dataskyddsrättigheter hobbyidkarna har.

När ska man informera hobbyidkarna om behandlingen av personuppgifter inom hobbyverksamheten?

När man börjar behandla en hobbyidkares personuppgifter ska man i regel underrätta hen om det. Detta kan göras till exempel med en dataskyddsbeskrivning på webbplatsen av anordnaren av hobbyverksamheten, med ett informationsbrev som skickas till alla hobbyidkare eller på anmälningsblanketten i samband med anmälan. Det sätt som passar bäst beror på hur man behandlar personuppgifterna.

Hobbyverksamhetens anordnare kan också informera hobbyidkarna och deras vårdnadshavare regelbundet om behandlingen av personuppgifter i synnerhet om det sker förändringar i behandlingen av personuppgifterna.

Vid behandling av barns personuppgifter ska den personuppgiftsansvariga se till att informationen om det ges på språk och stil som barn kan förstå. Det är alltså viktigt att man berättar om behandlingen av personuppgifter på ett sätt som är lämpligt för målgruppen.

Läs mer: Berätta om behandlingen för den registrerade | Dataombudsmannens byrå.

Exempel

Ett ishockeylag deltar i ett läger som ishockeyföreningen anordnar. I samband med anmälan till lägret berättar idrottsföreningen hur de personuppgifter som samlas in i samband med ishockeylagets anmälan behandlas av ishockeyföreningen. Föreningen berättar vilka personuppgifter som samlas in och behandlas i samband med anmälan (till exempel lagmedlemmarnas namn och kontaktuppgifter samt uppgifter som behövs för inkvarteringen och måltiderna under lägret). Föreningen berättar också för vilket syfte uppgifterna behandlas (till exempel för anordnandet och koordineringen av lägret), vad som är behandlingsgrunden för de uppgifter som samlas in samt hur länge dessa uppgifter förvaras. Dessutom berättar ishockeyföreningen hur hobbyidkarna kan använda sina dataskyddsrättigheter (till exempel genom att kontakta lagets coach eller föreningens dataskyddse-post).

Kom ihåg följande

Berätta för de parter som deltar i hobbyverksamheten (bland annat hobbyidkarna, de anställda, handledarna, coacherna, vårdnadshavarna, representanterna för intressentgrupper) om behandlingen av deras personuppgifter. Ta särskild hänsyn till att informationen för barn ska vara förståelig.