7. Ge anvisningar och utbildning om dataskydd till dem som deltar i hobbyverksamheten
Alla som deltar i hobbyverksamhet genomför dataskydd i olika vardagssituationer. Alla som deltar i hobbyverksamhet har ansvar för dataskyddet. Nivån av dataskyddet hos anordnaren av hobbyverksamhet beror på de personer som deltar i verksamheten. Dataskydd är en besående del av det dagliga arbetet inom hobbyverksamhet. Det räcker alltså inte att till exempel endast hålla någon enskild övning eller upprätta vissa dokument.
Personer som har åtkomst till personuppgifter ska behandla dem enligt den personuppgiftsansvarigas anvisningar. För att alla som deltar i behandling av personuppgifter skulle kunna genomföra dataskydd inom hobbyverksamhet på rätt sätt ska anordnaren av hobbyverksamhet försäkra sig om kunskapen genom att upprätta anvisningar om behandling av personuppgifter och/eller erbjuda en möjlighet att delta i utbildning om dataskydd. Det är också viktigt att ge nya deltagare i hobbyverksamheten introduktion i dataskyddsfrågor.
För sin dataskyddspraxis kan en förening till exempel utarbeta anvisningar om dataskydd eller checklistor avsedda för personers olika roller i verksamheten. Det väsentliga är att understryka vikten av noggrannhet vid behandling av personuppgifter och betona att personuppgifter endast får behandlas för hobbyverksamhetens syften.
Man bör ge anvisningar till exempel om sekretess så att de som deltar i hobbyverksamheten inte otillbörligt överlåter uppgifter till utomstående. Tystnadsplikten fortsätter även efter det att en person slutar delta i hobbyverksamheten. Den personuppgiftsansvariga bör definiera vad som i detta sammanhang avses med en utomstående person.
De som deltar i hobbyverksamheten bör vara medvetna om den roll som de har i behandlingen av personuppgifter i olika situationer. Om en person har flera olika roller ska hen känna till hur hen kan behandla de olika personuppgifterna i sina olika roller.
Inom Dataskyddsombudets byrå och TIEKEs GDPR4CHLDRN-projekt har tester som kartlägger dataskyddskompetens utarbetats för personer i förvaltningsroller inom föreningar samt för coacher och handledare. Med hjälp av testerna kan man kartlägga grundläggande förståelse för dataskydd. Om man klarar testet tillräckligt bra får man en visuell symbol för sin kompetens tillsammans med rapporten. Testerna kan användas som stöd vid introduktion av nya personer i föreningar. Personer som deltar i verksamheten kan uppmanas att göra testet exempelvis en gång om året och bekanta sig med det kompletterande material som rapporten pekar på efter testet.
