3. Personbeteckningar får behandlas endast vid behov
Personbeteckningar får inte behandlas i onödan. Anordnare av hobbyverksamhet ska försäkra sig om att det finns en grund för behandlingen av personbeteckningar. Personbeteckningar används endast för identifiering av personer och får inte användas till exempel i deltagarlistorna för träningar eller som användarnamn.
Behandling av personbeteckningar inom hobbyverksamhet kan vara motiverad om det finns behov av tillförlitlig identifiering av en enskild person och det inte finns något annat sätt för det. Enskilda personer kan ofta skiljas från varandra till exempel med endast födelsedatumet eller -året och då behöver man inte använda hela personbeteckningen. Man ska alltid sträva efter att samla in så få personuppgifter som möjligt.
Om man beslutar att använda personbeteckningar ska man veta syftet till detta och huruvida användningen av personbeteckningar i det syftet är tillåten enligt lagen. Personbeteckningen får behandlas med den registrerades samtycke eller om det finns bestämmelser och det i lagen. Anordnare av hobbyverksamhet ska bedöma behandling av personbeteckningar i olika situationer från fall till fall. De ska också se till att personbeteckningar inte utan grund är tillgängliga eller synliga för personer som inte har rätt att behandla dem. Om man behandlar personbeteckningar ska registret skyddas effektivt. Personbeteckningar ska inte utan grund antecknas i dokument som skrivits ut eller upprättats på basis av registret.
