2. Beskriv hobbyverksamhetsanordnarens behandling av personuppgifter med ett register över behandlingen

Registret över behandling av personuppgifter är en skriftlig beskrivning av en organisations behandling av personuppgifter. När man upprättar ett register over behandling blir dataskyddsarbetet inom hobbyverksamheten mer systematiskt. Registret underlättar också dokumenteringen av behandlingen av personuppgifter. Registret är ett internt dokument för organisationen.

Registret om behandling ska upprättas om

• det finns fler än 250 anställda i organisationen eller
• behandlingen av personuppgifter i organisationen inte är sporadisk
• behandlingen av personuppgifter sannolikt äventyrar den registrerades rättigheter och friheter eller
• personuppgifter som behandlas innehåller uppgifter som hör till särskilda kategorier av uppgifter.

Inom hobbyverksamhet behandlar man ofta åtminstone hobbyidkarnas och eventuella anställdas personuppgifter regelbundet. Behandlingen av dessa personuppgifter ska inkluderas i registret.

Registret hjälper till att få en bild av behandlingen av personuppgifter. Registret kan också utnyttjas för att visa att man behandlar personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstitningen. Registret över behandling är ett separat dokument, alltså inte samma som en dataskyddsbeskrivning som används för att informera de registrerade. Registret är inte avsett för att direkt informera de registrerade, men det kan utnyttjas när man upprättar information som riktas till de registrerade.

Vilka uppgifter ska registret omfatta?

Registret ska innehålla följande uppgifter:

• namn och kontaktuppgifter av den personuppgiftsansvariga och en eventuell gemensam personuppgiftsansvarig, en eventuell företrädare för den personuppgiftsansvariga och dataskyddsombudet;
• behandlingens syften;
• beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter;
• information om grupper till vilka man överfört eller kommer att överföra personuppgifter, inklusive mottagare i tredjeländer eller internationella organisationer;
• information om överföring av personuppgifter till tredje land eller en internationell organisation, inklusive uppgift om vilka länder och till vilken organisation, samt dokumentationen av lämpliga skyddsåtgärder om det är fråga om en överföring som avses i artikel 49.1 andra stycket i den allmänna dataskyddsförordningen;
• de planerade utsatta tiderna för avlägsnande av olika uppgiftskategorier eller kriterierna för att fastställa förvaringstiderna;
• en allmän beskrivning av adekvata tekniska och organisatoriska åtgärder som till exempel hur uppgifterna skyddats från utomstående, hur man kan garantera att datasystemen är tillförlitliga, tillgängliga och feltoleranta samt en beskrivning av de förfaranden med vilka man regelbundet bedömer effektiviteten av de tekniska och organisatoriska åtgärderna för att försäkra sig om att personuppgifter behandlas på ett säkert sätt.

Kom ihåg följande

Upprätta ett register över behandling av personuppgifter inom hobbyverksamheten.

Dataombudsmannens byrå har upprättat ett modellunderlag om registret.

Läs mer: Register över behandling| Dataombudsmannens byrå